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Parapheur électronique : Plateforme départementale de signature

Retrouvez les différentes étapes et les modalités de raccordement à la plateforme départementale de signature en ligne.

Présentation

Les démarches liées à la dématérialisation poursuivent leur chemin. Après les procédures liées aux marchés publics, la télétransmission des Actes au contrôle de légalité, c'est la dématérialisation de la chaîne comptable qui entrera en vigueur le 1er janvier 2015.

Ces procédures s’accompagnent de la possibilité, de la recommandation, voire de l’obligation d’appliquer une signature électronique pour le représentant légal de la collectivité.

Afin de ne pas multiplier les outils pour signer numériquement les documents qu'ils soient comptables, administratifs, etc., Manche Numérique met à votre disposition un outil transversal, permettant de signer tous types de documents.

  • les arrêtés et délibérations
  • les marchés publics
  • les flux comptables
  • les courriers sortants
  • les convocations des élus
  • ...

Souvent appelé « parapheur électronique », cet outil est une plateforme internet sécurisée permettant de valider et de signer les documents au travers de circuits calqués sur le modèle que vous appliquez aujourd’hui avec les parapheurs classiques.

 

Vidéos de présentation du parapheur électronique

1. La signature (élus, directeurs, ...)

Cliquez ici pour accéder à la vidéo

 

2. L'utilisation par les agents

  • Vous utilisez le logiciel de finances e.magnus Evolution

Cliquez ici pour accéder à la vidéo

  • Vous utilisez le logiciel de finances e.magnus GF2009

Cliquez ici pour accéder à la vidéo

  • Vous utilisez le logiciel de finances d’un autre éditeur (portail BLES)

Cliquez ici pour accéder à la vidéo

 

Quelles prestations :

  • Souscription à la plateforme départementale de parapheur électronique y compris le support de niveau 1 (assistance à l’utilisation),
  • Paramétrages puis formation sur site par l'équipe de techniciens-formateurs de l'Informatique de gestion.
    Consultez les tarifs dans l’onglet « doc. à télécharger ».

Plus d'informations :

Interlocuteurs Manche Numérique
Christine SAINT-LAURENT

02.33.77.83.60
contact

Les avantages d’un parapheur électronique :

  • Affranchissement des contraintes géographiques en signant les documents à distance
  • Passerelle développée pour communiquer avec les applications métiers ;
  • Signature multi-flux (Actes, Marchés Publics, PESV2, documents bureautiques,…) ;
  • Usage simple pour le signataire et l’agent ;
  • Suivi de toutes les actions effectuées sur un document (dépôt, validation, rejet, signature) ;
  • Alerte par courriel sur les actions que chaque acteur doit faire ;

Usage d’un certificat électronique RGS pour la signature :

Un certificat de signature RGS est INDISPENSABLE pour chaque signataire, y compris pour une délégation de signature.

Étapes de raccordement

La plateforme retenue suite à un appel d’offres dans le cadre de notre centrale d’achats est celle de Berger-Levrault.

Pré-requis :

  • Être une collectivité publique.

Étapes :

  • Je télécharge les documents nécessaires à la constitution de mon dossier

 

 

 

  • Je renseigne et complète le dossier et le bon de commande
  • Je commande le ou les certificats nécessaires (voir l'article sur les certificats électroniques)
  • J’adresse ces documents au format numérique à centrale@manchenumerique.fr ou 02.33.77.83.60
  • Je prends contact avec assistance@manchenumerique.fr ou 02.33.77.83.70 pour planifier ma formation et obtenir un devis (1/2 journée à 1 journée en fonction de la taille de ma collectivité)

FAQ

Avec l’application de signature en ligne, où mes documents sont-ils stockés ?

Sur les serveurs mis à disposition par le prestataire. Nous parlons bien de « stockage » et non d’archivage…Il est donc recommandé aux futurs utilisateurs de prévoir des copies sur leurs propres supports de sauvegarde avant de pouvoir parler d’archivage électronique.

Quand un utilisateur se connecte, l’URL est un HTTP alors que pour un signataire il s’agit bien d’un HTTPS ? Le fait de ne pas être en « mode sécurisé » signifie-t-il qu’il y a plus de risque en se connectant en simple utilisateur ?

En effet, lorsqu’un utilisateur se connecte avec un identifiant et un mot de passe, l’accès est en mode http alors qu’avec un certificat électronique d’authentification et de signature, nous passons en connexion sécurisé (https). Rappelons cependant que les documents signés sont souvent publics et que le format PDF les rend non modifiables.

Les choix opérés l’ont été en toute connaissance de cause, à savoir l’attaque peu probable en mode http, d’une part parce que les serveurs hébergeant cette application sont sécurisés et d’autre part, en raison de l’incidence financière liée à l’usage d’un certificat d’authentification.

Il n’y a pas de raison de douter de la sécurité des données. Cependant, il est toujours possible de vous identifier avec un certificat d’authentification et vous serez alors en mode HTTPS même pour déposer ou valider un document.

En prévision de l’archivage électronique y-a-t-il des métadonnées qui sont sauvegardées ?

Seuls le document et le fichier de signature sont récupérés…

Délégation de signature. En cas d’absence non prévue du maire (ou président), l'élu qui a délégation peut-il être par défaut le signataire ?

Oui, dans la mesure où il y aura toujours la possibilité soit pour le signataire lui-même ou l’administrateur des circuits d’indiquer l’absence d’un signataire et donc de faire signer un utilisateur ayant délégation. Le seul pré-requis est que cette personne dispose de son propre certificat de signature.

Si un élu a 2 mandats a-t-il besoin de 2 certificats ?

Oui, absolument, car pour rappel un certificat électronique est certes personnel, mais il est également associé à une fonction et à une collectivité.