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Parapheur électronique

La dématérialisation est un facteur d'amélioration de la gestion interne des collectivités.
Dans cet esprit, le parapheur est, sans aucun doute, un projet socle pour améliorer la célérité, la transparence et la sécurité des traitements et de la gestion des flux au sein de votre organisation.

Objectifs

Une collectivité collecte, traite et produit un nombre considérable d'informations quotidiennement.

Ces nombreuses sollicitations internes et externes conduisent les agents et les élus à gérer et suivre des processus de décisions de plus en plus complexes, à soumettre à validation des documents administratifs dans des formats de plus en plus variés, et le plus souvent numérisés.

Interlocuteur Manche Numérique

Christine Saint-Laurent
02.33.77.83.60
Contact

Le parapheur permet de mettre en place un processus de gestion complètement dématérialisé, sans rupture de la chaine. Le parapheur permet en outre, d'assurer et gérer le suivi de prises de décisions toujours plus nombreuses, dans un contexte de temps toujours plus contraint.

Lire, vérifier, annoter et signer les courriers à distance constituent les principaux avantages du parapheur électronique.

Présentation

La mise en place d’un parapheur électronique est aujourd’hui possible. En effet, la signature électronique a désormais la même valeur juridique que la signature manuscrite.

Le fonctionnement du parapheur électronique est simple :

  • la collectivité émet un courrier
  • elle le dépose sur la plateforme internet
  • ce document suit un circuit de validation interne, identique à la version papier du document
  • l’élu peut alors en prendre connaissance puis :
  • l’annoter
  • le refuser
  • le signer

Quelques fonctionnalités courantes :

  • Viser, mettre en attente, refuser, signer, co-signer…
  • Définir les rôles (émetteur, visa, signataire, destinataire)
  • Gérer des annotations, remarques
  • Diffuser aux différents services
  • Délégation de pouvoir…

Recommandations:

  • Une réflexion préalable à sa mise en place est nécessaire – il implique une réorganisation dans les modes de travail et d’échanges
  • Commencer avec des circuits de validation simples
  • Émettre des documents à destination des partenaires déjà impliqués dans les processus de dématérialisation.

Bénéficiez de l’accompagnement de Manche Numérique si vous souhaitez introduire le parapheur électronique dans votre structure.

Témoignages

Christine Saint-Laurent, Manche Numérique

"Nous avons mené au sein de Manche Numérique une expérimentation sur le parapheur électronique.

La réussite d’un tel projet passe par l’implication en amont de tous les intervenants dans le circuit du document, du rédacteur jusqu’au signataire.

Ne jamais perdre de vue que le parapheur a une seule fonction : signer !

Admettre que la gestion électronique des documents est parfois plus contraignante que la gestion papier constitue un facteur de réussite. La gestion électronique nécessite une discipline et facilite les recherches ultérieures. Les délais de mise en œuvre parfois longs seront compensés par le gain de temps notable dont pourront bénéficier tous les participants."

Ressources

La signature électronique :

La directive européenne n° 1999/93/CE du 13/12/99 sur les signatures électroniques consacre la reconnaissance légale de la signature électronique. Cette directive est aujourd’hui transposée en droit français :

La signature électronique a une valeur légale en France depuis la loi du 13 mars 2000. Cette loi a été complétée par plusieurs décrets et arrêtés qui précisent les conditions d’application :

  • Le décret du 30 mars 2001
  • Le décret du 18 avril 2002
  • L’arrêté du 26 juillet 2004 (en remplacement de l’arrêté du 31 mai 2002 abrogé)
  • La loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique
  • Ordonnance du 8 décembre 2005

Pour en savoir plus consultez ce document :