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Archivage électronique

Avec la généralisation des procédures dématérialisées et la substitution des originaux papier au profit de pièces numériques, l’archivage électronique est devenu une préoccupation essentielle pour les collectivités.

Objectifs

Beaucoup de documents émis par une collectivité doivent être conservés et archivés. Aujourd’hui, sous forme papier, les collectivités regorgent d’archives. Les recherches s’avèrent difficiles et fastidieuses.

La mise en place d’un archivage électronique permet de conserver les documents émis nativement sous format numérique.

La dématérialisation est un processus incomplet si l’archivage électronique n’est pas mis en œuvre dans une collectivité.

Présentation

Il y a souvent confusion entre sauvegarde, conservation d’un document et archivage légal. Les Archives départementales constituent la seule entité à avoir la fonction de conservation légale.

L’archivage électronique se décompose en plusieurs étapes:

  • Conversion de votre document originel dans un format dit « inaltérable », comme le format PDF. Ce document est donc exploitable dans le temps, car il n’est pas lié à un outil spécifique.
  • Signature électronique du document numérique, ce qui lui confèrera une valeur juridique probante.

En savoir plus :

  • Accessibilité permanente du document (duplication des supports de stockage). Cette mission peut être assurée par un tiers de confiance.

Interlocuteur Manche Numérique

Christine Saint-Laurent
02.33.77.83.60
Contact

Le recours à un tiers archiveur permet à la collectivité de se dégager des problèmes techniques et réglementaires liés à l'archivage légal (en dehors des archives définitives qui relèvent de la compétence des Archives départementales).

Le choix de ce prestataire doit faire l'objet d'une sélection attentive.

Manche Numérique vous accompagne dans la mise en place de votre projet d’archivage électronique.